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ワークフォースプランニングテンプレートが示す 7つの例とヒント

どんなに優れた戦略でも、包括的なチェックリストがなければ失敗する可能性があります。 Zendeskがご用意した7つのワークフォースプランニングテンプレートで、組織戦略を成功させましょう。

著者: Hannah Wren, スタッフ執筆

更新日: 2024年4月12日

ワークフォースプランニングチェックリスト
緑色の大きな石にリラックスした様子でもたれかかる若い女性のイラスト

ワークフォースプランニングテンプレートとは？

ワークフォースプランニングテンプレートとは、企業が将来の達成目標に合わせて人員を調整する手助けとなるガイドのことです。 戦略的な質問とステップによって従業員の現状を評価し、トレーニング、雇用、後継者育成などの機会を特定することができます。

NFL（米国のナショナルフットボールリーグ）では、チームがたまたまスーパーボウルで優勝するようなことはありません。

確かにスター選手や強力なオフェンスラインは存在しますが、チャンピオンシップを勝ち取るには、充実したチーム編成、目標設定、試合当日の戦略を兼ね備えなければならず、これらすべてに十分な熟考と計画、そしてハードワークが必要です。

成功するチームは、新しい才能ある人材を召集して育成し、トレードやフリーエージェントを通じて良い影響を与えてくれる選手を獲得し、スター選手が引退に近づいた時点で将来のことを考え始めます。 大会での活躍が有力視されている選手は、実績のあるフレームワークに従っており、こうしたフレームワークは業務にも取り入れられます。

ワークフォースプランニングテンプレートを活用して、組織目標とビジネスニーズを合致させれば、ビジネスを成功に導くことができます。 ご紹介するテンプレートは退職計画を進めるときにも役立ち、個人と部門のスキルギャップを特定し、カスタマーサービス指標に光を当てることができます。 本記事では、ワークフォースプランニングテンプレートを使って一流組織を築き上げる方法を解説します。

このガイドの詳細：

ワークフォースプランニングテンプレートが必要な理由

ワークフォースプランニングテンプレートを使用すれば、組織として成功するためのフレームワークが分かります。

結局のところ、チームが成功しなければ企業は成功しません。そのため、サポート担当者の生産性、従業員の能力、将来の従業員数に目を光らせることが極めて重要です。 ワークフォースプランニングテンプレートは、複数の重要な場面で役に立ちます。

  • 新入社員雇用計画： 将来起こり得る人材ギャップを特定したうえで採用活動を計画、展開すると、離職を防ぎ、最適な従業員数を維持できるようになります。
  • トレーニングの機会： テンプレートによってキャリア開発を促進し、従業員が常に活躍できるようにするために必要な改善点を特定することができます。
  • 辞職・退職： 適切な計画があれば、後継者を特定したうえで配置転換計画を実施できるため、計画的退職に対応し、人材流出の影響を軽減することができます。
  • 組織計画： ワークフォースマネージャーがワークフォースプランニングテンプレートを使って長期的な視野を持てば、業界のトレンドを先取りし、市場の強みを維持することができます。

ワークフォースプランニングテンプレート7選

では、ワークフォース戦略の手助けとなる7つのプランニングテンプレートを見てみましょう。

1. 戦略的ワークフォースプランニングテンプレート

初めてのワークフォースプランニングに最適

初めてワークフォースプランニングを実施するときは、あらゆる角度から組織を評価する必要があります。 Zendeskの戦略的ワークフォースプランニングテンプレートを活用すれば、現在および将来の目標、人員配置のニーズ、トレーニングの必要性についての全体像を正確に把握できます。 これで組織を改善し、最新の従業員エクスペリエンスを促進するための戦略的方向性を定め、取り組みを実施することができます。

戦略的ワークフォースプランニングを実施するためのテンプレート。

2. 人材育成計画テンプレート

従業員の能力開発に最適

市場での競争力を維持するために、企業は従業員に投資する必要があります。 このテンプレートを活用し、個々の従業員を評価することで、各々のキャリア目標、そして必要なトレーニングや遂行すべき業務を把握できます。 また、このような育成計画は、従業員の定着、新たなスキルセットの特定、従業員エクスペリエンスのジャーニーマップの作成を実行するうえでも重要な役割を果たします。

人材育成を実施するためのテンプレート。

3. 能力ギャップ分析テンプレート

従業員やチーム全体のトレーニング機会の特定に最適

このテンプレートによって、従業員や組織のスキルレベルのギャップや不足を特定することができます。 このテンプレートには、望ましい習熟度、改善のための行動計画、スケジュールを記入する欄があります。 企業が従業員のスキルや弱点を把握していれば、従業員がより効果的に職務を遂行できるようにトレーニングを実施したり、必要なツールを補足することができます。

能力ギャップ分析を実施するためのテンプレート

4. 配置転換計画テンプレート

計画的な退職やその他の役割変更の実現に最適

労働力の変化は当然起こります。 組織は、退職や辞職について十分に計画を練らなければなりません。高度な職務であればなおさらです。 このテンプレートにはチェックリストと異動日の記載欄があるため、異動してきた従業員が新たな役割に動揺しないように、将来的な職務変更を計画できます。

配置転換計画を作成するためのテンプレート

5. 必要人員予測テンプレート

将来的な必要人員の予測に最適

企業は、将来の日常業務に影響を与えるような社内外の方向性について計画を立てる必要があります。 このテンプレートには、従業員の属性や状況を総合的に分析できるような項目や質問を記載しています。 そうすることで、自身にも従業員にも効果的な行動計画やトレーニング計画を作成することができます。

必要人員予測を実施するためのテンプレート。

6. 従業員個別分析テンプレート

より個人に焦点を当てた従業員の分析に最適

従業員個別分析テンプレートを使用し、従業員を個人の集合体として評価しましょう。 従業員の情報を記入すると、チームや部門の経験、スキルレベル、給与などを並べて比較することができます。 このプロセスによって改善点を浮き彫りにし、企業として新たな戦略目標を設定し、従業員の能力開発を実施できます。これらは従業員エンゲージメントの促進に欠かせません。

従業員の個別分析を実施するためのテンプレート。

7. カスタマーサービス担当者分析テンプレート

部門としてのカスタマーサービス水準の調査に最適

卓越したCX（カスタマーエクスペリエンス）を提供することは、あらゆる企業の最優先事項です。 顧客への対応や支援の在り方は、新規ビジネスの獲得や長期的な関係構築の成功に直接影響します。 Zendeskのカスタマーサービス担当者分析テンプレートには、すべてのサポートチームが追跡すべき6つのカスタマーサービス指標を分析するための項目をご用意しました。

カスタマーサービス担当者の分析を実施するためのテンプレート。

ワークフォースプランニングテンプレートをチームに導入するには

ワークフォースプランニングテンプレートを作成するだけでは、まだ任務完了とは言えません。 組織として新しい戦略に確実に取り組み、業務を計画どおりに進ませることが大切です。 その方法をいくつかご紹介します。

共通のビジョンを描く

チームメンバー全員が、ワークフォースプランニングテンプレートに沿う必要があります。 マネージャー、人事担当者、部門責任者、社内ヘルプデスク、組織内のその他の関連メンバーなど、主要な利害関係者と計画を共有し、全員が新しい戦略の目的を理解できるようにしましょう。 すべての担当者が共通の認識を持ち、ワークフォースプランにおけるそれぞれの役割を理解することで、円滑に戦略を実行できます。

成功の基準を明確にする

ワークフォースプランニングテンプレートによって組織としての成功が生まれますが、テンプレートの効果は定められた基準によって左右されます。 単に新しいテンプレートを導入するだけでなく、明確で測定可能なKPI（主要業績評価指標）と従業員データも同時に取り入れましょう。 目標を明確にすることで、新しい戦略を最大化するために必要な方向性を組織全体に示すことができます。

柔軟性を保つ

ワークフォースプランニングテンプレートを作成したからといって、それで組織戦略のすべてを網羅できているとは限りません。 時間が経過するごとに、過去に設定した基準をチェックしたうえで、仕事ぶりを評価しましょう。 戦略の調整が必要な場合は、現在の計画に縛られることなく必要に応じて修正しましょう。

ヘルプデスクソフトウェアや従業員エクスペリエンスソフトウェアのような外部ツールも、組織の生産性を高めると思われるのであれば検討しましょう。

ZendeskとTymeshiftでワークフォースプランニングとワークフォースマネジメントを最適化

ワークフォースプランニングテンプレートは、一流の組織を確立する手助けにはなりますが、全体のごく一部に過ぎません。 WFM（ワークフォースマネジメント）とは、従業員とリソースを管理し、生産性を最適化するために企業が取り入れる一連のプロセスであり、WFM戦略は計画を練るうえで有益な情報を与えてくれます。

とはいえ、WFMの実行には時間がかかります。特にスプレッドシートを使っている場合はなおさらです。 従業員とスケジュールの管理や、従業員の行動把握が必要なときは、WFMツールの出番です。是非ZendeskそしてTymeshiftにお任せください。

Zendeskは、世界トップクラスのカスタマーサービス能力を拡張するため、Tymeshiftを買収しました。TymeshiftはZendesk専用に構築したワークフォースマネジメントソリューションです。 両製品の機能によって、シームレスなワークフォースマネジメントとカスタマーサポートのエコシステムを構築し、業務を最適化できます。

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